نطاق خدمة مسك الدفاتر
نحدد نطاق الخدمة بناءً على طبيعة النشاط وعدد العمليات وطريقة حفظ المستندات. الهدف هو إنشاء دورة منتظمة لا تعتمد على التجميع المتأخر في نهاية الفترة.
تسجيل وتصنيف العمليات
مراجعة المستندات المتاحة وتصنيف المبيعات والمشتريات والمصروفات والمدفوعات والتحصيلات في الحسابات المناسبة، مع تنظيم المرفقات وطريقة الرجوع إليها.
متابعة الحسابات والتسويات
متابعة أرصدة العملاء والموردين والحسابات البنكية والحسابات المعلقة، وإجراء التسويات المتفق عليها حتى لا تتراكم فروقات يصعب تفسيرها لاحقًا.
الإقفال والتقارير الدورية
بعد اكتمال المستندات والمعالجة، تُجهز تقارير دورية متفق عليها. قد تشمل ملخص الإيرادات والمصروفات، أعمار الديون، أرصدة الموردين، أو مؤشرات أخرى يحتاجها النشاط.
ما الذي يساعد على جودة الدفاتر؟
- إرسال المستندات في موعد ثابت وبصيغة واضحة.
- فصل مصروفات المنشأة عن المصروفات الشخصية.
- ربط كل عملية بمستند أو تفسير معتمد.
- مراجعة الفروقات والأسئلة أولًا بأول.